Időpontfoglaló bevezetése, lépésről lépésre.

• Jelöljetek ki egy embert, aki összegyűjti a válaszokat, és azt is, aki a beállításokat jóváhagyja.
• A bizonytalan mezőhöz írjátok oda: egyeztetendő. Hiányzó ár, időtartam vagy beosztás helyett ne találjatok ki értéket.
• A munkalaphoz nem kell vendéglista, jelszó vagy belépési adat. Valódi vendégadatot ne másoljatok a mintába vagy nyilvánosan megosztott dokumentumba.
• A kész munkalap közös egyeztetéshez használható. Önmagában nem állít be rendszert, nem importál foglalást és nem küld értesítést.

Szolgáltatás és változat

A vendégnek érthető, pontos megnevezés. Ha két különböző munka ugyanazzal a névvel szerepel, előbb különböztessétek meg őket.

Vállaló szakember

Az a munkatárs, aki ténylegesen végzi ezt a szolgáltatást. Az azonos nevű kollégákhoz használjatok egyértelmű megjelenítési nevet.

Ár és időtartam

Az adott szakemberhez és változathoz tartozó jóváhagyott ár, valamint a teljes idő percben. A kezdőár és a végleges díj feltételeit külön tisztázzátok.

Utána szükséges szünet

A takarításhoz, előkészítéshez vagy pihenőhöz szükséges idő. Legyen világos, hogy benne van-e a szolgáltatás teljes idejében, vagy azon felül kell számolni.

Online foglalhatóság

A vendég önállóan választhatja, vagy előzetes egyeztetés szükséges? Összetett, párhuzamos munkaszakaszoknál írjátok le az igényt, és a beállítás előtt beszéljétek át.

Egyeztetés és jóváhagyás

Mi maradt nyitott, ki pontosítja és ki ellenőrizte a végleges sort? Egy kitöltött cella még nem jelenti a szalon jóváhagyását.

1. 01

   A vendég ugyanazt látja, amit jóváhagytatok

   Nyisd meg a foglalót telefonon, kijelentkezett böngészőben. Válassz egy szolgáltatást, szükség esetén változatot, majd szakembert. Vesd össze a látottakat a kitöltött szolgáltatáslistával.

   Elvárt eredmény

   A név, ár és időtartam helyes. A választott szolgáltatást végző szakember elérhető; olyan kollégához nem vezet a foglalás, aki ezt nem vállalja.

2. 02

   A beosztás valódi szabad időt mutat

   Nézz meg egy munkanapot, egy szünetet és egy előre rögzített távollétet. Ellenőrizd a munkanap végéhez közeli időpontokat is a kiválasztott szolgáltatás hosszával.

   Elvárt eredmény

   A szolgáltatás a munkatárs beosztásába beleférő időben foglalható. Szünetre, távollétre vagy a szolgáltatáshoz túl rövid szabad helyre nem választható időpont.

3. 03

   A próbafoglalás a megfelelő naptárba kerül

   A bevezetés felelősével egyeztetett próbakörben véglegesíts egy foglalást saját, erre szánt tesztadatokkal és saját emailcímmel. Nyisd meg a csapat naptárát és a munkatárs saját nézetét.

   Elvárt eredmény

   Egyetlen megfelelő foglalás látszik a választott szakembernél, a jóváhagyott szolgáltatással, árral és kezdési idővel. A vendégoldali összesítés és a naptár egyezik.

4. 04

   A telefonos időpont is foglalttá teszi a helyet

   Rögzíts egy egyeztetett próbaidőpontot úgy, ahogy a telefonon vagy személyesen érkező foglalást vennéd fel. Ezután frissítsd az online foglalót, és keresd ugyanazt az időt ugyanannál a szakembernél.

   Elvárt eredmény

   A naptárban szerepel a kézzel felvett időpont. Az online foglaló a már elfoglalt kapacitást figyelembe veszi, és nem kínál új, ütköző időpontot.

5. 05

   A módosítás és a lemondás követhető

   A saját visszaigazoló leveled kezelési linkjéről, a szalon határidején belül helyezd át a próbafoglalást egy szabad időpontra. Ellenőrzés után mondd le a próbát, és frissítsd a naptárt.

   Elvárt eredmény

   Áthelyezés után az új időpont foglalt, a régi hely az aktuális beosztás szerint felszabadul. Lemondás után a foglalás lemondott állapotú; a vendégoldali szabály és a tényleges működés összhangban van.

6. 06

   Az értesítés megérkezik, és válaszolni is lehet rá

   A saját postafiókodban ellenőrizd a visszaigazolást, a módosításról és lemondásról érkező levelet. Végezz egyeztetett válaszpróbát. Egy külön, aktív próbafoglalásnál várjátok meg az előre egyeztetett emlékeztetési időpontot is.

   Elvárt eredmény

   A megfelelő levél ténylegesen megérkezik, adatai és kezelési linkje helyesek. A válasz a kijelölt, olvasott szaloncímre érkezik. Az emlékeztető megérkezését külön eredményként rögzítitek.

1. Jelöljétek ki az elsődleges naptárt

   Legyen egyértelmű, hogy az átállás előtt és után hol rögzítitek az új időpontokat és módosításokat. A váltás közben telefonon vagy személyesen érkező kéréseket egy kijelölt ember vezesse; ne maradjanak két külön naptár között.

2. Egyeztessétek a teljes jövőbeli állományt

   Ne csak a következő hetet nézzétek. Jegyezzétek fel az összes még érvényes jövőbeli időpont darabszámát és a legtávolabbi dátumot. A tényleges időpontoknál a munkatárs, kezdés, időtartam, állapot és korábban vállalt ár is egyezzen; a darabszám önmagában nem elég.

3. Rendezzétek a változásokat és kivételeket

   Írjátok fel a végső egyeztetés vagy export idejét, és azt, ki követi az ezután érkező áthelyezéseket és lemondásokat. Hiányzó adat, ütközés vagy eltérő ár maradjon külön egyeztetendő tétel. A korábbi előleg vagy egyenleg kezelését külön kell rendezni.

4. Legyen egy felelőse az emlékeztetésnek

   Az átállási tervben rögzítsétek, melyik rendszer küld értesítést az érintett foglalásokról. A régi és az új rendszer párhuzamos emlékeztetéseit, valamint a már kiküldött leveleket is egyeztetni kell. Egy lista átmásolása nem engedély új visszaigazolások tömeges küldésére.

• A szolgáltatások, munkatársak, árak és időtartamok jóváhagyottak; a heti munkaidő és a távollétek a valós beosztást követik.
• A hat indulási próba tényleges eredménye rögzített. A foglalást, foglaltságot vagy értesítést érintő hiba nem maradt megoldatlanul.
• A meglévő jövőbeli időpontok és a közben érkezett változások egyeztetettek. Ismert az elsődleges naptár és az értesítésért felelős rendszer.
• A szalonvezető és a munkatárs a saját hozzáférésével el tudja végezni a napi feladatait.
• Van név szerinti jóváhagyó, egyeztetett kezdési időpont és felelős, akit az első munkanapon el lehet érni a felmerülő kérdésekkel.

A bevezetéshez tartozó szolgáltatásokat a csomag részleteinél, a napi vendégutat a foglaló bemutatásában találod.